hagebau: Investition in neues Warenwirtschaftssystem

Die fünf hagebau Zentrallager-Standorte haben ihre EDV zum 1. Januar 2013 auf das Warenwirtschaftssystem „prohibis“ des hagebau Datendienstes umgestellt und ihre Logistikprozesse – auch untereinander – deutlich optimiert. Insgesamt wurden 1,2 Mio. Euro in das Großprojekt investiert. Mittels „prohibis“ kommunizieren die Lager jetzt nahezu in Echtzeit in allen Logistik- und Sortimentsbelangen mit den zahlreichen Standorten der mehr als 80 angeschlossenen Gesellschafter und der Soltauer Zentrale.

Die Nutzer des neuen Systems erhalten jetzt sekundenschnell Auskunft über verfügbare Sortimente, Bestände und Preise der fünf Lager. Verkäufer im Fach- und Einzelhandel haben so die Möglichkeit, unmittelbar während der Kundenberatung digital die Verfügbarkeit von Waren einzusehen und diese direkt zu bestellen.

Der Prozess wird technisch über den Enterprise-Service-Bus (ESB) des Rechenzentrums des hagebau Datendienstes abgewickelt und überwacht. Im Zuge der vor zwei Jahren gestarteten Umstellungsphase von „hibis“ auf „prohibis“ hat der hagebau Datendienst spezielle Systemanforderungen der Lager realisiert. Beispielsweise wurde eine Schnittstelle zum standorteigenen Lagerverwaltungssystem geschaffen. Parallel dazu haben die hagebau Zentrallager Logistik und Service GmbH & Co. KG (HZL) – mit vier Lagerstandorten in Westerkappeln-Velpe, Neumünster, Herten und Schleinitz – und die Hagebau Süd GmbH & Co. KG, Burgau, ihren Artikelstamm harmonisiert und optimiert. Damit ist die Voraussetzung für eine papierreduzierte, jederzeit nachvollziehbare und deutlich schnellere Bearbeitung von Aufträgen geschaffen. Bislang manuell geleistete Workarounds und Abstimmungsprozesse zwischen den einzelnen Lagerstandorten entfallen.

Durch eine standortübergreifende Key-User-Struktur, die um jeweils zwei standortspezifische Key-User ergänzt wird, konnten im Rahmen der Umstellung auch die Unternehmensprozesse rund um die Warenwirtschaft optimiert und weiter vereinheitlicht werden. Darüber hinaus haben die Key-User die Schulung aller Kollegen, die im Tagesgeschäft mit prohibis arbeiten, in hoher Qualität durchgeführt und so maßgeblich zum Gelingen der Systemumstellung beigetragen. Als Key-User werden speziell ausgebildete Mitarbeiter bezeichnet, die eine neue betriebswirtschaftliche Software in ein Unternehmen einführen.

Unterstützung aus der Zentrale
Die aufwändige Betreuung des gesamten Systembetriebs leistet der Datendienst in der hagebau Zentrale. Darüber hinaus werden der E-Mail-Verkehr, die Nutzung von Office-Programmen und das Dokumentenmanagement der fünf Lager über das Datendienst eigene Rechenzentrum in Soltau abgewickelt.

„Die Umstellung auf prohibis hat die Abläufe in unseren Häusern schon jetzt deutlich konzentriert und vereinfacht“, zeigt sich Peer Schmidt, Projektleiter und Geschäftsführer der hagebau Zentrallager Logistik und Service GmbH & Co. KG, zufrieden mit der Entscheidung, nach 20 Jahren die Vorgängersoftware „hibis“ abzulösen. Seit April erfolgt zudem die direkte Anbindung des Reklamationsformulars aus dem prohibis der Gesellschafter an das prohibis der Zentrallager. In 2013 sind noch weitere Optimierungen geplant.

Die fünf Zentrallagerstandorte leisten die bundesweite Warenversorgung der hagebau Gesellschafter, die damit eigene Lager- und Logistikkosten deutlich reduzieren können. Fach- und Einzelhändler werden in der Regel innerhalb von zwei Tagen beliefert. Als moderne Logistikzentren halten sie ein breites und tiefes Sortiment mit über 15.000 Artikeln sowohl für die Baustoff-, Holz- und Fliesen- Fachhändler als auch für die hagebaumärkte und Gartencenter vor. (hagebau)