GS1 Germany gab auf dem Praxistag Elektronische Rechnung am 13. Juni 2013 bekannt, Rechnungen künftig elektronisch zu versenden. Das Unternehmen gehört damit deutschlandweit zu den ersten Mittelständlern, die auf das neue Format ZUGFeRD setzen. Ab dem 1. Juli erhalten neue Kunden Rechnungen als PDF per E-Mail. Alle weiteren Kunden erhalten erstmalig mit der Jahresrechnung für 2014 die E-Rechnung.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland. Das Format wurde von Bund, Verbänden und Unternehmen im Schulterschluss entwickelt. GS1 Germany hat seine nahezu 40-jährige Expertise zum elektronischen Datenaustausch im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit eingebracht. Anfang Juni wurde die erste Version des neuen Rechnungsformats auf der Website des FeRD veröffentlicht und kann seitdem in Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software integriert werden.

"Auf unsere Kunden kommen durch die Umstellung in der Regel keine Kosten zu. Die Rechnungen lassen sich einfach mit einem PDF-Reader öffnen und können anschließend bearbeitet werden", erklärt Judit Rudolph-Magyari, Projektleiterin E-Rechnung bei GS1 Germany. Das PDF/A-3-Dateiformat, das bei ZUGFeRD angewendet wird, enthält die Rechnungsdaten außerdem im XML-Format und kann so bei Bedarf automatisch weiterverarbeitet werden.

"Mit unserem Schritt wollen wir Unternehmen aller Branchen zeigen, wie einfach es ist, elektronische Rechnungen einzuführen und wie groß das Einsparpotenzial selbst für kleine und mittelständische Betriebe ist. Wir erwarten, dass wir durch die E-Rechnung etwa 70% unserer Kosten im Rechnungsversand einsparen", ist Rudolph-Magyari überzeugt. Sie geht von einer kurzen Amortisationszeit aus. Zudem will GS1 Germany durch den Wegfall der großen Papiermengen im Rechnungsversand einen Beitrag zu nachhaltigen Geschäftsprozessen leisten.

Erste Erfahrungen aus dem Projekt hat GS1 Germany auf dem Praxistag Elektronische Rechnung bereits vorgestellt. "Sicher werden wir schon Ende des Jahres erste Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von ZUGFeRD treffen können", freut sich Rudolph-Magyari. (GS1 Germany) 

Weitere Informationen unter www.gs1-germany.de.  (GS1 Germany)