Langsam wird es Zeit: im Zuge der neuen Kassensicherungsverordnung müssen alle Betriebe ihre elektronische Registrierkasse mit einer nicht manipulierbaren, vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierten technischen Sicherheitsvorrichtung (TSE) nachrüsten.

Zunächst galt eine Frist bis zum 01.01.2020, die bereits im letzten Jahr auf den 30. September 2020 verlängert wurde. Bis dahin gibt es eine Nichtbeanstandungsregelung, die sich auch auf die Meldung von Kassensystemen beim Finanzamt bezieht.

Corona-bedingt kam es zu weiteren Verzögerungen, beispielsweise weil bereits bestellte TSE nicht fristgerecht vor Ort eingebaut und Personalschulungen durchgeführt werden konnten. Ebenso hatten Betriebe, die sich für eine cloudbasierte Lösung entschieden haben, das Problem, dass Zertifizierungsprozesse noch nicht abgeschlossen sind. Daher wird eine weitere Fristverlängerung bis zum 31. März 2021 gewährt. Darauf weist das Finanzministerium in Mainz hin, allerdings nur unter folgenden Voraussetzungen:

1. Der Betrieb hat bis spätestens 31. August 2020 einen Kassenfachhändler, -hersteller oder anderen Dienstleister mit dem Einbau einer TSE verbindlich beauftragt. Daraus muss hervorgehen, dass ein Einbau bis zum 30. September 2020 nicht möglich ist oder

2. der Betrieb hat den Einbau einer cloudbasierten TSE vorgesehen.

Für die Gewährung der Fristverlängerung ist beim Finanzamt ein Antrag zu stellen.

Für alle Betriebe ist daher spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, sich mit dem Thema „Kassenumstellung“ zu befassen. Hinweis für Kassensysteme, die zwischen 2010 und 2019 angeschafft wurden, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind: hier endet die Übergangsfrist Ende 2022.

Checkliste rund um die Nutzung und Anschaffung von Kassensystemen

Einige Betriebe werden auch weiterhin herkömmlichen „Stand alone“-Registrierkassen nutzen, andere werden sich wegen erweiterter Funktionen für eine PC-gestützte Kassensysteme entscheiden. Natürlich muss eine neue Kasse so ausgerüstet sein, dass sie auch in den nächsten Jahren den Anforderungen des Finanzamtes genügt. Darüber hinaus gibt es vor einer Kaufentscheidung aber auch einige andere Kriterien, die für ein auf den Betrieb zugeschnittenes Anforderungsprofil der Kasse gecheckt werden sollten. Hierbei hilft folgende Checkliste (Quelle: Beratungsdienst für Direktabsatz in Baden-Württemberg 7/2020):

Anforderungen an die Kasse

• Besonders spritzwasser- und schmutzgeschützt
• 20 Warengruppen mindestens
• Verwaltung unterschiedlicher Steuersätze
• Verwaltung unterschiedlicher Rabattsätze
• Verschiedene Einnahmearten Bar/EC/Kredit/Gutschein
• Einbindung von Textbausteinen in den Kassenbon (z.B. „Danke für Ihren Einkauf“)
• Schnittstelle zum EC-Cash-Gerät

Serviceleistungen

• Erstprogrammierung und Beschriftung der Tastatur wird angeboten bzw. ist im Preis inbegriffen
• Schulung für die Mitarbeiter wird angeboten bzw. ist im Preis inbegriffen
• Kundenservice vor Ort, auch am Wochenende vorhanden

Auswertungsmöglichkeiten

• Umsatz pro Tag, Woche und Monat
• Kunden pro Tag, Woche und Monat
• Umsatz pro Warengruppe
• Umsatz nach Steuersätzen
• Kunden pro Warengruppe

Optional

• Schnittstelle zum Handscanner
• Schnittstelle zum PC (für Programmierung per PC, Datenübertragung)
• Verwaltung paralleler Verkaufsvorgänge
• Einbindung von Bildern und Logo in den Kassenbon
• Verwaltung mehrerer Verkäufer mit gesonderten Auswertungsmöglichkeiten

Hinweis zu möglichen Serviceleistungen

Sie sollten überlegen, ob Sie Ihre Registrierkasse bei einem Händler in der Nähe kaufen, auch wenn sie dort vielleicht etwas teurer ist. Sie sparen sich unter Umständen Zeit und Ärger, wenn es einmal Probleme gibt und die Kasse repariert werden muss. Erkundigen Sie sich vor der Kaufentscheidung genau nach Serviceleistungen (z.B. Kassentausch bei Problemen, Reparatur auch an Wochenenden). (LWK-RLP)