E-Rechnungen: Das müssen Unternehmen ab 2025 berücksichtigen

Der Einsatz von E-Rechnungen ist für einige Unternehmen bereits verpflichtend. Dies ist dann der Fall, wenn Geschäfte mit Behörden abgeschlossen werden, da hier bereits vom Gesetzgeber vorgeschrieben wurde, dass elektronische Rechnungen verwendet werden müssen. Eine Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen wird ab 2025 aber auch für Unternehmen im B2B-Bereich greifen.

Welche Bedeutung hat das Wachstumschancengesetz für E-Rechnungen?

Das Wachstumschancengesetz wurde bereits am 17.11.2023 vom Bundestag verabschiedet. Es soll die folgenden Vorteile mit sich bringen:

• Vereinfachung von steuerlichen Angelegenheiten
• Mehr Fairness in der Steuergestaltung
• Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen

Nach Abschluss eines Vermittlungsverfahrens hat der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 zugestimmt, sodass sich Unternehmen unbedingt mit den Auswirkungen dieses Gesetzes auseinandersetzen sollten. Eine der im Rahmen des Wachstumschancengesetzes erwirkte Änderung betrifft die Ausstellung und Versendung von E-Rechnungen.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass Unternehmen ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen im geschäftlichen Verkehr mit anderen Unternehmen verwenden müssen. Das bedeutet, dass Unternehmen immer dann eine E-Rechnung erstellen und versenden, wenn sie eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringen. Eine weitere Voraussetzung dieser Regelung besteht darin, dass sowohl das Unternehmen, welches die Leistung erbringt, als auch der Empfänger der Leistung ihre Ansässigkeit im Inland oder einem Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG haben. Konkret bedeutet dies, dass sich der Unternehmenssitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland befindet, welche am Umsatz beteiligt ist. Für den Fall, dass kein Sitz im Inland existiert, zählen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort.

Die Rechnung muss innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten ab Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Die Verpflichtung zur Rechnungsstellung greift nicht, wenn es sich gemäß § 4 Nr. 8 – 29 UStG um einen steuerbefreiten Umsatz handelt. Wichtig zu wissen ist außerdem, dass aller Voraussicht nach auch Vermieter von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen sind, wenn sie eine Wohnung oder ein Haus steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten.

Elektronische Rechnungen im Kontext des Wachstumschancengesetzes

Ab dem 01.01.2025 wird grundsätzlich zwischen einer E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung unterschieden. Bei einer E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt es sich um Rechnungen, deren Ausstellung, Übermittlung sowie Empfang in einem strukturierten elektronischen Format erfolgt. Die elektronische Verarbeitung der Rechnung muss möglich sein. Weiterhin gilt, dass das Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen muss. Hier greift die Richtlinie 2014/55/EU. Die Anforderungen an eine E-Rechnung werden bereits von zwei Formaten erfüllt: Hierbei handelt es sich um die branchenübergreifenden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, kann somit eines dieser beiden Formate nutzen, um in Zukunft elektronische Rechnungen zu verwenden, welche den Ansprüchen des Gesetzgebers genügen.

Sonstige Rechnungen

Zu den sonstigen Rechnungen zählen Rechnungen, die in Papierform ausgestellt werden. Aber auch Rechnungen, die ein anderes elektronisches Format aufweisen, welches nicht den Vorgaben des Gesetzgebers entspricht, gelten als sonstige Rechnungen. Wird eine Rechnung im PDF-Format per E-Mail versandt, gilt diese ab dem 01.01.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Übergangsregelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen

Zwar greift ab dem 01.01.2025 eine grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen, allerdings gibt es mehrere Übergangsregelungen, die Unternehmen nutzen können, um sich mehr Zeit zur Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben zu sichern. Bis zum 31.12.2026 dürfen auch in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze im B2B-Bereich im Rahmen von Papierrechnungen ausgestellt werden. Auch elektronischen Rechnungen, die nicht die strengen Anforderungen des Gesetzgebers an eine E-Rechnung erfüllen, dürfen bis zu diesem Datum genutzt werden. Es ist allerdings erforderlich, dass der Empfänger der Übermittlung einer solchen Rechnung zustimmt, ansonsten muss auch in diesem Fall zwingend eine E-Rechnung erstellt und versendet werden.

Das gilt im Jahr 2027

Für das Jahr 2027 gilt, dass Umsätze, die durch Geschäfte mit anderen Unternehmen entstanden sind, auch durch Rechnungen in Papierform oder durch elektronische Rechnungen, welche nicht den vom Gesetzgeber festgelegten Vorgaben entsprechen, ausgestellt werden dürfen. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist allerdings auch in diesem Fall Voraussetzung. Eine weitere Voraussetzung besteht im Jahr 2027 darin, dass der Aussteller der Rechnung einen Vorjahresumsatz in Höhe von maximal 800.000 Euro erzielt haben darf. Diese Regelung bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG. Eine Ausnahme hiervon greift für Unternehmen, die im Jahr 2026 diesen Umsatz zwar überschritten haben, allerdings Rechnungen ausstellen, welche mittels EDI-Verfahren übermittelt werden.

Elektronische Rechnungsstellung ab 2028

Ab dem 01.01.2028 können Unternehmen von keinen Übergangsregelungen mehr Gebrauch machen und sind daher gezwungen, auf korrekt ausgestellte elektronische Rechnungen zu setzen. Allerdings kann unter bestimmten Umständen weiterhin das EDI-Verfahren genutzt werden. Hierfür hat sich der Handelsverband stark gemacht in seiner Forderung einer praxisnahen Gestaltung der E-Rechnungspflicht. Die Nutzung des EDI-Verfahrens ist dann möglich, wenn die Informationen, welche für die Berechnung der Umsatzsteuer relevant sind, korrekt und vollständig aus der Rechnung entnommen werden können. Zudem muss das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser kompatibel sein.

Ausnahmen von der Verpflichtung zur E-Rechnung

Nicht in jedem Fall greift die Verpflichtung zur Übermittlung von E-Rechnungen. Eine Ausnahme gilt für sogenannte Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV. Diese dürfen auch weiterhin als sonstige Rechnungen übermittelt werden. Dasselbe gilt für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. In beiden Fällen dürfen Rechnungen somit auch in Papierform ausgestellt werden.

Auswirkungen der E-Rechnungspflicht auf die Gartenbau-Branche

Auf die Gartenbau-Branche hat die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen große Auswirkungen. Grund hierfür ist, dass dieser Sektor oftmals aus kleinen sowie mittelständischen Unternehmen besteht. Diese müssen sich darauf einstellen, in den kommenden Jahren E-Rechnungen auszustellen und die hierfür erforderlichen Prozesse in den Betrieb integrieren. Im ersten Schritt müssen also Investitionen in die benötigte Infrastruktur getätigt werden, um elektronische Rechnungen überhaupt ausstellen und empfangen zu können. Hierfür müssen Gartenbau-Unternehmen unter Umständen neue Software kaufen oder bereits bestehende Systeme entsprechenden Anpassungen unterziehen. Dadurch entsteht eine finanzielle Belastung, sodass vor allem kleine Betriebe, die über begrenzte finanzielle Mittel verfügen, vor entsprechende Herausforderungen gestellt werden.

Zudem müssen sich Unternehmer in diesem Bereich mit den Anforderungen vertraut machen, die für die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen gelten. Dies ist wichtig, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sodass es zu keinen Sicherheitslücken oder rechtlichen Konsequenzen kommt, die aus einer mangelhaften Umsetzung resultieren könnten.

Vorteile für die Gartenbau-Branche

Auch wenn die Umsetzung aufgrund der entsprechenden finanziellen Belastungen vor allem für kleinere Betriebe nicht leicht sein dürfte, kann die Umstellung auf E-Rechnungen auch Vorteile mit sich bringen, von denen Gartenbau-Unternehmen langfristig profitieren können. Der Einsatz von elektronischen Rechnungen kann auf lange Sicht etwa Kosteneinsparungen begünstigen, da keine Rechnungen in Papier ausgestellt werden, wofür entsprechende Kosten für den Druck sowie den Versand per Post anfallen. Zudem verringert sich der Verwaltungsaufwand und die Effizienz kann im Rahmen von Automatisierungen gesteigert werden. Die Zusammenarbeit mit wichtigen Lieferanten lässt sich durch den Einsatz elektronischer Rechnungen ebenfalls verbessern, da der Rechnungsaustausch effizienter gestaltet wird.